Mailen met beveiligde inhoud en grote bestandsbijlagen toevoegen
Het waarborgen van veilige e-mailcommunicatie vormt een voortdurende uitdaging. Vaak komt het voor dat we vertrouwelijke informatie willen verzenden via e-mail, zoals loonstroken of patiënt-/cliëntgegevens, terwijl we tegelijkertijd bezorgd zijn over de veiligheid ervan. Maar liefst 41% van de datalekken wordt veroorzaakt door e-mails die naar de verkeerde ontvanger worden gestuurd.
Een andere hindernis is de beperking op de bestandsgrootte bij het toevoegen van bijlagen. Dit kan problematisch zijn wanneer we grote bestanden willen versturen. In dergelijke situaties bieden veilige e-maildiensten betrouwbare oplossingen.
Na verloop van tijd is de vraag naar de mogelijkheid om grotere bestanden te versturen sterk toegenomen, waardoor gebruikers vaak uitwijken naar alternatieve systemen. Deze systemen omvatten vaak FTP en publieke cloudservices, zoals Wetransfer of Dropbox. Het gebruik van dergelijke alternatieve systemen creëert echter een parallelle communicatieomgeving naast het reguliere e-mailprogramma, wat ook wel bekend staat als Shadow IT.
Shadow IT houdt in dat gebruikers twee verschillende omgevingen hebben voor hun communicatie: één voor reguliere e-mails en één voor het verzenden van grote bestanden. Voor systeembeheerders betekent dit dat ze geen controle hebben over een deel van de communicatie. Dit roept vragen op over de veiligheid van deze communicatie: wordt er veilig gecommuniceerd? Welke informatie wordt er verzonden? Naar wie wordt deze informatie gestuurd? En hoe lang blijft deze informatie beschikbaar?
Veilige e-maildiensten bieden een oplossing voor deze uitdagingen. Ze stellen gebruikers in staat om e-mailinhoud veilig te verzenden en op eenvoudige wijze grote bestanden toe te voegen, rechtstreeks vanuit het vertrouwde e-mailprogramma, zonder dat er naar alternatieve systemen hoeft te worden uitgeweken. Extern-IT werkt met twee veilige e-maildiensten, Cryptshare en Bastion365.
Bovendien evolueren moderne veilige e-maildiensten voortdurend en bieden ze aanvullende functionaliteiten. Zo kunnen wachtwoorden bijvoorbeeld veilig via SMS worden verzonden. Zo is er een SMS-functie die automatisch de contactendatabase doorzoekt en het juiste telefoonnummer koppelt aan het e-mailadres, zodat het wachtwoord veilig via SMS naar de ontvanger wordt verstuurd.
Ten slotte spelen veilige e-maildiensten een belangrijke rol bij het naleven van regelgeving, zoals de GDPR/AVG. Het classificeren van gegevens is een essentiële vereiste volgens de GDPR, en veilige e-maildiensten helpen bij het waarborgen van de naleving van deze normen. Daarnaast is per 1 januari 2020 is de Wet op de Verplichte Geestelijke Gezondheidszorg (WvGGZ) in werking getreden. Veilige ad-hoc e-mailcommunicatie volgens de NTA 7516-standaard speelt hierbij een cruciale rol. NTA 7516 stelt strenge eisen aan de communicatie van persoonlijke medische gegevens via e-mail.
Benieuwd naar de mogelijkheden?